Công văn nêu rõ, thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính (TTHC); Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thời gian qua, Ngành BHXH Việt Nam cơ bản đã thực hiện nghiêm các nội dung chỉ đạo và quy định của pháp luật.

Trong các văn bản hướng dẫn về quy trình nghiệp vụ (Lĩnh vực quản lý thu - sổ, thẻ; giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN) và hướng dẫn quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC về BHXH, BHYT, BHTN đều xác định rõ quan điểm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho cá nhân, tổ chức; không yêu cầu cá nhân tổ chức phải nộp bản sao có chứng thực khi tổ chức cá nhân cung cấp bản sao kèm bản chính để đối chiếu; không yêu cầu việc xác định thời hạn của bản sao có chứng thực trái quy định của pháp luật.

Ngày 21/6/2024, Bộ Tư pháp có Công văn số 3452/BTP-HTQTCT về tình hình thực hiện và đề xuất giải pháp khắc phục triệt để tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực khi thực hiện TTHC, quán triệt thực hiện giải quyết TTHC theo hướng đơn giản hóa TTHC, giấy tờ công dân, chấn chỉnh tình tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản; giảm chi phí cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện TTHC theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 17/CT-TTg; quán triệt thực hiện nghiêm quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản sao.

Để tiếp tục thực hiện đúng các quy định của pháp luật trong công tác ban hành, thẩm định văn bản hướng dẫn thực hiện TTHC và công tác tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC liên quan đến nội dung nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản; BHXH Việt Nam yêu cầu các đơn vị nghiệp vụ trực thuộc BHXH Việt Nam được giao nhiệm vụ tham mưu ban hành, thẩm định các văn bản hướng dẫn về hồ sơ, TTHC và BHXH các tỉnh, thành phố thực hiện các nội dung sau:

Một là, tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC và Công văn số 3452/BTP-HTQTCT ngày 21/6/2024 của Bộ Tư pháp (mục 1) về thực hiện nghiêm túc quy định cho phép cá nhân, tổ chức yêu cầu thực hiện TTHC được lựa chọn nộp bản sao giấy tờ, văn bản và xuất trình bản chính để đối chiếu đến toàn thể công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị.

Hai là, trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ xây dựng, thẩm định văn bản hướng dẫn thực hiện TTHC, công bố TTHC; tổ chức tiếp nhận hồ sơ, giải quyết, trả kết quả TTHC: Thực hiện đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, đặc biệt lưu ý nội dung tại Điều 6 của Nghị định về Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản sao.

Cụ thể: (1) Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính; (2) Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết”./.