Đơn vị sử dụng lao động (SDLĐ) thực hiện báo tăng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN khi đơn vị giao kết hợp đồng lao động với người lao động (NLĐ) mới vào làm việc; NLĐ đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại; NLĐ xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm trở lại; NLĐ hết thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng đi làm trở lại....Tương tự như báo tăng lao động, khi đơn vị SDLĐ chấm dứt hợp đồng lao động với NLĐ; NLĐ nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày; NLĐ xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng…thì đơn vị thực hiện báo giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN với cơ quan BHXH.

Hàng tháng (hàng quý, 6 tháng), đơn vị  trích tiền đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN; đồng thời, trích từ tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN của từng NLĐ theo mức quy định chuyển cùng lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH. Thời hạn đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN chậm nhất là đến ngày cuối cùng của phương thức đóng (theo tháng, theo quý, 06 tháng một lần) theo hướng dẫn tại khoản 1, khoản 2 Điều 7, Điều 16, khoản 1 Điều 18, Điều 22 quy trình thu BHXH,BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHXH được ban hành kèm theo Quyết định số 2086/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam (văn bản hợp nhất Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017; Quyết định số 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018; Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020 ). Do đó, trường hợp đơn vị chậm báo tăng lao động dẫn đến việc chậm đóng, đóng thiếu bảo hiểm cho người lao động là vi phạm quy định về đóng.  

Việc “Chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN; Đóng BHXH, BHTN không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, BHTN mà không phải là trốn đóng…”  theo quy định tại khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP thì người SDLĐ sẽ bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng. Đây là mức phạt tiền được áp dụng đối với người SDLĐ là cá nhân, còn đối với tổ chức vi phạm sẽ bị áp dụng mức phạt gấp đôi mức phạt nêu trên  (tối đa không quá 150.000.000 đồng) theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 28/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, đơn vị SDLĐ còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả buộc nộp số tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng.

Trường hợp đơn vị SDLĐ báo giảm lao động sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì được xem là báo giảm lao động chậm. Đơn vị phải đóng số tiền BHYT của tháng báo chậm và thẻ BHYT của người lao động có giá trị sử dụng hết tháng đó theo quy định tại điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 quy trình thu BHXH,BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHXH được ban hành kèm theo Quyết định số 2086/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam.

Như vậy, việc đơn vị SDLĐ báo tăng hoặc giảm lao động không kịp thời đều ảnh hưởng đến tình hình tài chính của đơn vị. Hiện nay, các văn bản pháp luật được truyền tải đến cộng đồng xã hội bằng nhiều hình thức và nhiều kênh thông tin khác nhau, rất đa dạng và phong phú. Để tránh việc vô tình vi phạm pháp luật làm ảnh hưởng đến việc thụ hưởng của NLĐ và ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh doanh nghiệp các cán bộ nghiệp vụ của đơn vị cần quan tâm nhiều hơn đến việc thực hiện đúng các quy định của pháp luật.