Một buổi livestream tư vấn, giải đáp chính sách BHYT học sinh, sinh viên trên Fanpage của BHXH tỉnh Lào Cai thu hút được đông đảo sự quan tâm, theo dõi của người dùng mạng xã hội Facebook

Công văn của BHXH Việt Nam nêu rõ thời gian qua, cùng với các hình thức truyền thông, vận động trực tiếp, theo nhóm, tổ chức lễ ra quân,...BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã triển khai các hội nghị khách hàng phát triển người tham gia BHXH tự nguyện, BHYT tự đóng đạt được kết quả quan trọng, góp phần tăng nhanh độ bao phủ BHXH, BHYT.

Để sử dụng hiệu quả kinh phí phục vụ cho tổ chức hội nghị khách hàng và truyền thông, đảm bảo linh hoạt, phù hợp với đặc thù của các địa phương, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH tỉnh/huyện tổ chức truyền thông, vận động phát triển người tham gia theo hình thức hội nghị truyền thông khách hàng nhằm phát triển và duy trì bền vững người tham gia BHXH tự nguyện, BHYT tự đóng theo kế hoạch và nhiệm vụ đã được xác định hàng năm.

BHXH Việt Nam yêu cầu việc tổ chức hội nghị phải tiết kiệm, sử dụng hiệu quả các nguồn kinh phí được cấp, đảm bảo linh hoạt, phù hợp với đặc điểm kinh tế - xã hội, địa bàn, địa hình, phong tục, tập quán…gắn với trách nhiệm cụ thể của tập thể, cá nhân, đơn vị và người đứng đầu cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện trong việc mở rộng diện bao phủ BHXH, BHYT tại địa phương.

Nội dung, quy trình thực hiện

1. Lập kế hoạch tổ chức hội nghị

1.1. Tổ chức dịch vụ: Căn cứ dữ liệu tiềm năng người chưa tham gia BHXH, BHYT trên địa bàn (Họ và tên, năm sinh, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, nghề nghiệp, thu nhập hàng tháng (nếu có)). Hàng tháng, các Tổ chức dịch vụ phối hợp với Ban Chỉ đạo thực hiện chính sách BHXH, BHYT cấp xã đề xuất kế hoạch tổ chức hội nghị gửi cơ quan BHXH chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng để điều phối, chủ trì tổ chức thực hiện, trong đó xác định rõ:

- Số lượng, thành phần tham dự hội nghị (đảm bảo có đại diện cơ quan BHXH, thành viên Ban Chỉ đạo thực hiện chính sách BHXH, BHYT cấp xã, đại diện Tổ chức dịch vụ, khách hàng tiềm năng là những người chưa tham gia BHXH tự nguyện, BHYT tự đóng, người tham gia đã được thụ hưởng chính sách BHXH, BHYT, đại biểu khách mời khác phù hợp điều kiện từng địa bàn, tính chất, quy mô từng hội nghị).

- Phân công trách nhiệm thực hiện (đảm bảo rõ từng nội dung công việc như: đón tiếp đại biểu, khách hàng, thuyết trình, tư vấn, giải đáp ý kiến,…đối với lãnh đạo, viên chức cơ quan BHXH, nhân viên thu, cộng tác viên thu của Tổ chức dịch vụ, Ban Chỉ đạo thực hiện chính sách BHXH, BHYT…).

- Địa điểm, thời gian, hình thức tổ chức hội nghị (trực tiếp và trực tuyến); Công tác thông tin, truyền thông trước, trong, sau hội nghị; Nội dung truyền thông, vận động phát triển người tham gia; Dự kiến các tình huống phát sinh và phương án phối hợp giải quyết.

1.2. BHXH tỉnh/huyện: Căn cứ kế hoạch tổ chức hội nghị do các Tổ chức dịch vụ gửi tới, trên cơ sở đề xuất của Phòng/Tổ quản lý Thu – Sổ, Thẻ và các phòng/tổ nghiệp vụ liên quan, Giám đốc BHXH tỉnh/huyện phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị (đảm bảo tránh chồng chéo, phù hợp, hiệu quả,…) và thông báo cho Tổ chức dịch vụ, các đơn vị liên quan phối hợp triển khai thực hiện kế hoạch.

2. Quy trình thực hiện

2.1. Đối với hội nghị tổ chức trực tiếp

a) Lập danh sách mời: Nhân viên thu, cộng tác viên thu của Tổ chức dịch vụ rà soát, xác định, lập danh sách khách hàng tiềm năng tham dự hội nghị (là những khách hàng tiềm năng mà nhân viên thu, cộng tác viên đã tiếp cận, tư vấn, có khả năng sẽ đăng ký tham gia BHXH, BHYT).

b) Gửi giấy mời và xác nhận tham dự hội nghị:

- Giấy mời do Trưởng Ban Chỉ đạo thực hiện chính sách BHXH, BHYT cấp xã ký, đóng dấu được nhân viên thu, công tác viên thu phối hợp với Tổ trưởng dân phố, Trưởng thôn/bản gửi tới khách mời, khách hàng tiềm năng.

- Nhân viên thu, cộng tác viên thu gọi điện, nhắn tin hoặc trực tiếp gặp gỡ khách hàng xác nhận việc tham dự hội nghị và cung cấp thông tin, phát các sản phẩm truyền thông (tờ rơi, tờ gấp,…) tư vấn trước về chế độ, chính sách BHXH, BHYT cho khách hàng.

c) Công tác truyền thông:

Cơ quan BHXH phối hợp với Tổ chức dịch vụ, Ban Chỉ đạo thực hiện chính sách BHXH, BHYT, Trưởng thôn/bản/tổ dân phố nơi tổ chức hội nghị thực hiện: Treo băng rôn, standee tại nơi tổ chức, treo logo, biểu tượng, maket hội nghị trong hội trường đảm bảo thu hút tầm nhìn, nội dung trọng tâm, dễ hiểu; Thông tin nội dung truyền thông trọng tâm trên hệ thống loa truyền thanh cơ sở, truyền thông lưu động, Cổng Thông tin điện tử và kênh truyền thông mạng xã hội của đơn vị.

d) Triển khai kịch bản hội nghị gồm 05 bước: Bước 1. Tiếp đón đại biểu, khách hàng; Bước 2. Thực hiện tuyên truyền, phổ biến chính sách; Bước 3. Tư vấn, giải đáp ý kiến; Bước 4. Hướng dẫn thủ tục đăng ký tham gia; Bước 5. Tổng kết hội nghị.

2.2. Đối với hội nghị trực tuyến (livestream)

a) Thông báo với khách hàng về lịch livestream: Cơ quan BHXH phối hợp với Tổ chức dịch vụ thông báo rộng rãi trên facebook, fanpage của BHXH tỉnh/huyện; facebook, fanpage của Tổ chức dịch vụ về thời gian, chủ đề thực hiện buổi livestream trước buổi livestream ít nhất 05 ngày để thông báo về thời gian, chủ đề thực hiện buổi livestream; Thiết lập đồng hồ đếm ngược thời gian tổ chức livestream trên Fanpage của BHXH tỉnh/huyện.

- Khuyến khích viên chức cơ quan BHXH, nhân viên thu, công tác viên thu của Tổ chức dịch vụ đăng tải thông tin về buổi livestream trên mạng xã hội, facebook, zalo cá nhân, chia sẻ trên các hội, nhóm để thông tin lan tỏa đến nhiều người hơn nữa.

b) Triển khai kịch bản hội nghị gồm 06 bước: Bước 1. Tương tác với khách hàng; Bước 2. Giới thiệu về chủ đề livestream; Bước 3. Kiểm tra bình luận; Bước 4. Giải đáp ý kiến của khách hàng; Bước 5. Chốt danh sách khách hàng đăng ký tham gia BHXH tự nguyện, BHYT tự đóng; Bước 6. Tổng kết hội nghị.

3. Quản lý, đôn đốc thời hạn đóng tiền của người tham gia:

BHXH tỉnh/huyện gửi Danh sách người tham gia đến hạn phải đóng BHXH tự nguyện, BHYT (mẫu D08-TS) cho Ban Chỉ đạo thực hiện chính sách BHXH, BHYT, Tổ chức dịch vụ để phân công người đảm nhiệm theo dõi, thông báo, đôn đốc, vận động người tham gia tiếp tục đóng tiền thông qua các hình thức phù hợp để duy trì số người tham gia BHXH tự nguyện, BHYT bền vững theo quy định, trong đó lưu ý: Đối với người tham gia BHXH tự nguyện theo phương thức đóng hàng tháng, BHYT tự đóng trong thời hạn từ 05 ngày trước đến 05 ngày sau ngày đến hạn đóng tiền; Đối với người tham gia BHXH tự nguyện theo các phương thức đóng còn lại: trước ngày 20 của tháng cuối trước khi đến hạn đóng tiền.

Để tổ chức hội nghị truyền thông khách hàng hiệu quả, tại nội dung Công văn, BHXH Việt Nam đã giao Ban Quản lý Thu - Sổ, Thẻ; Trung tâm Truyền thông; Trung tâm Dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng; Vụ Tài chính - Kế toán; BHXH tỉnh/huyện chủ trì, phối hợp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể./.