Theo Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Trần Đình Liệu, việc quản lý, cấp mã số BHXH và quy trình thu BHXH, BHYT là hai hoạt động nghiệp vụ có quan hệ mật thiết trong lĩnh vực thu. Đặc biệt, đây là nền tảng quan trọng của CSDL quốc gia về BHXH, để BHXH Việt Nam thực hiện cung cấp dịch vụ công tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Hiện nay, BHXH Việt Nam đang cung cấp 18 dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 và nhận được sự đánh giá cao từ người dân và Chính phủ. Tuy nhiên, theo Phó Tổng Giám đốc Trần Đình Liệu, quá trình thực hiện cho thấy, vẫn còn một số điểm cần sửa đổi mới có thể đáp ứng được sự hài lòng của người dân, nhất là thực hiện chủ trương của BHXH Việt Nam về hoàn thiện quy trình nghiệp vụ theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp.

Cụ thể, quy chế quản lý và cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT được ban hành theo Quyết định số 346/QĐ-BHXH sẽ được sửa đổi toàn diện; đồng thời ban hành quy chế mới về quản lý CSDL hộ gia đình và mã số BHXH của người tham gia BHXH, BHYT. Quy trình thu và quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT được ban hành theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH sẽ được sửa đổi, bổ sung một số điều mới để khắc phục những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện.

Theo ông Dương Văn Hào- Trưởng ban Thu (BHXH Việt Nam), dự thảo Quy chế quản lý CSDL hộ gia đình và mã số BHXH có một số điểm mới cần được bàn thảo, thống nhất từ các đơn vị nghiệp vụ và BHXH các địa phương. Cụ thể: Hiện nay, với hệ thống dữ liệu hộ gia đình tham gia BHYT, ngành BHXH đã cấp mã số BHXH cho tất cả người dân trên toàn quốc. Còn việc cấp mới mã số BHXH chỉ dành cho các đối tượng trẻ em mới sinh; trong khi người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT chưa được kê khai trong CSDL hộ gia đình.

Cũng theo ông Hào, dự thảo quy định, các trường hợp còn lại chưa có mã số BHXH, thì trách nhiệm “khớp thông tin” sẽ thuộc về cán bộ sổ, thẻ. Cụ thể: Cần thực hiện tìm kiếm (theo bộ quy tắc) trong CSDL những người có thông tin chưa chính xác để cập nhật, hiệu chỉnh đầy đủ thông tin, để “khớp” đúng với thông tin người tham gia, thành viên hộ gia đình kê khai trên Mẫu TK1 (Phụ lục thành viên hộ gia đình và ảnh hồ sơ (chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu...), do cán bộ sổ, thẻ trực tiếp phối hợp với đơn vị thu thập. Trường hợp thực hiện cập nhật giảm thành viên hộ gia đình do chết, ra nước ngoài định cư, thì căn cứ theo Mẫu số 01-BD do cán bộ số, thẻ trực tiếp phối hợp với UBND xã để kê khai.

Dự thảo cũng quy định cụ thể về phân cấp phê duyệt quản lý cấp mã số BHXH theo hệ thống ngành dọc. Theo đó, tổ kiểm soát cấp huyện, cấp tỉnh thực hiện kiểm soát quy trình thực hiện, kiểm tra, xác minh và đảm bảo thông tin người tham gia. Riêng cấp tỉnh được phân cấp phê duyệt như sau: Cấp mã số BHXH cho trẻ em mới sinh đối với BHXH các tỉnh chưa thực hiện liên thông dữ liệu với Bộ Tư pháp; cấp, hoàn thiện mã số BHXH cho người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT tại Việt Nam. Tổ kiểm soát Trung ương thực hiện kiểm soát quy trình thực hiện, hồ sơ hợp lệ và phê duyệt đề nghị của Tổ kiểm soát cấp tỉnh. 

Giám đốc BHXH tỉnh chịu trách nhiệm về thông tin được cập nhật vào CSDL hộ gia đình. Tùy thuộc tình hình thực tế, thực hiện ký hợp đồng thuê khoán công việc với đơn vị dịch vụ công để thực hiện một số công đoạn trong quy chế (nếu có); nghiệm thu chất lượng, tiến độ công việc. Phân công cán bộ phụ trách UBND xã để phối hợp kê khai, cập nhật thông tin Mẫu TK1-TS và Mẫu 01-BD kịp thời, đầy đủ. Hằng tháng, trực tiếp phối hợp với UBND xã để kê khai và ký biên bản bàn giao Mẫu 01-BD/Phụ lục thành viên hộ gia đình với UBND cấp xã.

BHXH Việt Nam sẽ xếp loại thi đua hằng tháng của BHXH tỉnh căn cứ vào báo cáo, phân tích thống kê đối với các đơn vị và cá nhân thực hiện không đúng, đầy đủ và trái với quy chế này. Đồng thời, yêu cầu hoàn chỉnh dữ liệu đối với các trường hợp thực hiện không đúng, đầy đủ và trái với quy chế; tùy theo mức độ vi phạm, đề xuất hình thức xử lý trách nhiệm theo quy định của Ngành và pháp luật hiện hành.

Đáng chú ý, dự thảo lần này tập trung vào 3 vấn đề sau: Tiếp nhận xử lý hồ sơ, cập nhật dữ liệu thu và quản lý đơn vị khó thu trên phần mềm quản lý.

Cụ thể, với việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ, dự thảo quy định, những đơn vị, người tham gia đang thực hiện hồ sơ giấy, thuê Bưu điện nhận hồ sơ sẽ chuyển sang hồ sơ điện tử để giao dịch điện tử với cơ quan BHXH (hoặc thuê nhập trực tiếp vào phần mềm quản lý thu). Đến cuối tháng, sẽ chuyển hồ sơ giấy về cơ quan BHXH để lưu trữ. Quy trình tiếp nhận hồ sơ được phân cấp như sau: Toàn bộ hồ sơ phải chuyển về bộ phận tiếp nhận hồ sơ để theo dõi, phân loại và chuyển về Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ. Sau khi phân loại, Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ chuyển ngay cho Phòng/Tổ quản lý thu hồ sơ đã có đủ mã số BHXH. Đối với hồ sơ chưa đủ mã số BHXH, thực hiện cấp mã số BHXH theo quy định và chuyển hồ sơ đã được cấp mã số BHXH cho Phòng/Tổ quản lý thu.

Về cập nhật dữ liệu thu, về nguyên tắc phải thực hiện hạch toán, theo dõi hằng ngày, “chốt” số phải thu, số đã thu, số còn phải thu chi tiết từng quỹ thành phần của từng người tham gia. Dữ liệu cũng tự động chuyển về báo cáo BHXH Việt Nam trong ngày. Đồng nghĩa, NLĐ tham gia BHXH, BHYT... sẽ được hưởng quyền lợi theo quy định vào ngay sau thời điểm hoàn thiện các thủ tục tham gia.

Đối với các đơn vị nợ khó thu, sau khi cán bộ thu thực hiện cắt giảm việc tham gia BHXH, BHYT tại đơn vị nợ này, NLĐ sẽ được ghi nhận quá trình đóng tại đơn vị, lưu vào CSDL của người tham gia thông qua phần mềm quản lý.

Đây là lần cuối, BHXH Việt Nam tổ chức hội nghị sửa đổi hai văn bản trên, trước khi trình Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt, đưa vào thực hiện. Hầu hết các nội dung sửa đổi, bổ sung đã nhận được sự đồng thuận của các đơn vị nghiệp vụ và BHXH các địa phương. Một số ý kiến tham gia góp ý sẽ được Ban Thu tiếp thu và chỉnh lý.

Nhấn mạnh về vai trò của việc cấp mã số BHXH và hoàn thiện quy trình thu, Phó Tổng Giám đốc Trần Đình Liệu yêu cầu Ban Thu tiếp nhận các ý kiến đóng góp để bổ sung, sửa đổi trong dự thảo. Từ đó, giúp đảm bảo người tham gia BHXH, BHYT được hưởng quyền lợi theo luật định ngay sau thời điểm hoàn thiện các thủ tục đăng ký tham gia. Đặc biệt, Phó Tổng Giám đốc Trần Đình Liệu cũng yêu cầu Trung tâm CNTT làm đầu mối thành lập nhóm sửa đổi và nâng cấp phần mềm nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu mà Ngành đề ra để thực hiện có hiệu quả.